Elektronické odovzdávanie dokumentov
Jednoduché a bezpečné doručovanie dokladov a dokumentov od zákazníkov
Rýchle a jednoduché prenášanie/posielanie dokumentov medzi vami a vašimi klientami. Funguje na všetkých zariadeniach.
Riešenie pre poskytovateľov služieb
Ako riešite výmenu dokumentov so svojimi klientami? Preferujete osobný kontakt alebo si ich jednoducho posielate emailom? Čo ak osobný kontakt možný nie je? A posielanie dôverných dokumentov cez email môže byť nebezpečné a často v nich človek stráca prehľad. Našli sme riešenie vďaka, ktorému vám vie klient priamo poslať akýkoľvek dokument cez aplikáciu a uloží sa presne v jeho zložke.
Jednoduché pripojenie
Zdieľanie súborov so zákazníkmi a spolupracovníkmi. Aplikácia je synchronizovaná na všetkých vašich zariadeniach.
Manažment dát
Možnosť prepojenia a integrácia s obchodnými, automatizačnými a účtovnými systémami.
Zrýchlené procesy
Dostávate upozornenia o tom, že k vám boli doručené nové dokumenty od daného zákaníka.
Bezpečné posielanie dokumentov
- Poskytuje užívateľom bezpečné metódy k zdieľaniu obsahu naprieč všetkými zariadeniami.
- Váš zákazník nemusí mať žiadne obavy, žeby boli jeho dáta počas prenosu ohrozené – posielanie všetkých dokumentov je šifrované.
- Výhodou je aj možné prehľadávanie a obnova predchádzajúcich verzií súborov. V prípade, ak náhodou niečo omylom vymažete, viete dokument opätovne obnoviť.
- Všetky súbory/dokumenty sú ukladané na bezpečnom mieste (vždy v rámci EÚ).
Dostupný na všetkých zariadeniach
- Prístup a synchronizácia dokumentov z akéhokoľvek zariadenia (Počítač, Notebook, Mobil, Tablet)
- Integruje sa s natívnymi Microsoft® Office mobilnými aplikáciami pre maximálnu kontrolu nad súbormi a možnosti ich editácie.
- V prostredí mobilného klienta poskytuje bohatú užívateľske prostredie, vrátane záložiek a jednostrannú i obojstranú synchronizáciu
Pre koho je táto služba určená?
Túto službu odporúčame všetkým poskytovateľom služieb. Ak v rámci vašej profesie dochádza k častému zdieľaniu dokumentov – či už medzi vami a klientom alebo vzájomne medzi kolegami.
Pre účtovníkov
Aplikácia je vhodná aj pre samostatných účtovníkov aj pre veľké účtovné firmy. Nezáleží na tom, či máte 5 alebo 50 klientov. Vďaka vzájomnému prepojeniu vám vedia klienti kedykoľvek posielať potrebné doklady bez nutnosti osobného kontaktu. Prenos dát je vždy šifrovaný a bezpečný. Vytvoríte si složky s názvom klienta/jeho firmy a tam sa vám budú automaticky ukaldať všetky dokumenty, ktoré Vám odošle.
Pre právnikov
Aplikácia je vhodná aj pre samostatných právnikov aj pre celé advokátske kancelárie. Nezáleží na tom, či máte 5 alebo 50 klientov. Vďaka vzájomnému prepojeniu vám vedia klienti kedykoľvek posielať potrebné doklady bez nutnosti osobného kontaktu. Prenos dát je vždy šifrovaný a bezpečný. Vytvoríte si složky s názvom klienta/jeho firmy a tam sa vám budú automaticky ukaldať všetky dokumenty, ktoré Vám odošle.
Pre bankovníctvo / finančných poradcov
Aplikácia je vhodná aj pre samostatných poradcov aj pre veľké poradenské firmy. Nezáleží na tom, či máte 5 alebo 50 klientov. Vďaka vzájomnému prepojeniu vám vedia klienti kedykoľvek posielať potrebné doklady bez nutnosti osobného kontaktu. Prenos dát je vždy šifrovaný a bezpečný. Vytvoríte si složky s názvom klienta/jeho firmy a tam sa vám budú automaticky ukaldať všetky dokumenty, ktoré Vám odošle.
Pre realitných maklérov
Aplikácia je vhodná aj pre samostatných maklérov aj pre celé realitné kancelárie. Nezáleží na tom, či máte 5 alebo 50 klientov. Vďaka vzájomnému prepojeniu vám vedia klienti kedykoľvek posielať potrebné doklady bez nutnosti osobného kontaktu. Prenos dát je vždy šifrovaný a bezpečný. Vytvoríte si složky s názvom klienta/jeho firmy a tam sa vám budú automaticky ukaldať všetky dokumenty, ktoré Vám odošle.
Moji klienti sú často živnostníci, ktorí často v dokladoch nemajú poriadok. Veľmi im padlo vhod používanie mobilnej verzie tejto aplikácie, vďaka ktorej mi kedykoľvek vedia odoslať akýkoľvek doklad (napr. účet za benzín) – stačí ho iba odfotiť/oskenovať mobilom. Je super, že to funguje tak jednoducho. Ja mám takto všetko načas a vo všetkom dokonalý prehľad.
Často sa stretávam s tým, že mi moji zákazníci odmietajú posielať dôverné informácie prostredníctvom emailu. Používanie tejto aplikácie mi veľmi uľahčilo život. Nemusím riešiť toľko osobných stretnutí, vďaka čomu vybavím veľa veci oveľa rýchlejšie.
Teraz bezplatne #somdoma
Reagujeme na aktuálnu situáciu a preto by sme vám radi ponúkli možnosť vyskúšať túto službu bezplatne do 31.07.2020. Teraz viac ako inokedy oceníte možnosť rýchleho zdielania dokumentov medzi vami a klientom bez nutnosti osobného kontaktu.
Čo by vás mohlo zaujímať
Pripravili sme pre vás pár odpovedí na otázky, ktoré by vás mohli napadnúť.
Aká je výhoda oproti napr. Dropboxu alebo akémukoľvek inému cloudu?
V prípade free verzií ostatných podobných cloudových služieb nemá užívateľ istotu, že jeho dáta uložené v úložisku na cloude sa nachádzajú v datacentrách v Európskej únii. V prípade služby Acronis Files Cloud ta garancia je. Ďalšou výhodou je, že v prípade využitia doplňujúcej služby Acronis Backup Cloud zákazník získava možnosť mať dáta svojich zákazníkov aj bezpečne zálohované a to všetko sa riadi na jednej manažovateľnej webovej konzole.
Doklady, ktoré sú v Acrone Files Cloud sa dajú naimportovať priamo do programu účtovníctva, resp. viete, ktorý účtovný program už túto službu poskytuje?
Pokiaľ nejaký program umožňuje import obrázkov, PDF súborov, alebo iných typov súborov, tak to možné je. Táto služba poskytuje možnosť prepojenia a integrácie s obchodnými, automatizačnými a účtovnými systémami. Takýchto programov je ale veľa, preto by bolo vhodné napísať nám ktoré máte na mysli, a my vám odpovieme či sú prepojiteľné. Táto služba ale primárne zabezpečuje to, aby ste mali istotu bezpečne doručiť doklady vášho zákazníka do vášho zdieľaného priečinka.
Ako je zabezpečené, že firma Acronis (US) nebude dolovať dáta z účtovných dokladov našich klientov? Problém dolovania dát a ďalšieho predaja je pri každom veľkom hráčovi na trhu. Tu je rovnaké riziko, ako pri využívaní Google Drive.
Všetky potrebné informácie k tejto téme nájdete na stránkach v priložených linkoch: https://kb.acronis.com/content/61246 a https://kb.acronis.com/content/14188, kde spoločnosť Acronis priamo zaväzuje správne zaobchádzať s dátami svojich zákazníkov GDPR a ďalšia európska legislatíva.
Z hľadiska bezpečnosti je toto riešenie uložené na serveroch v Európe?
Áno presne tak, celá služba je prevádzkovaná na serveroch datacentier Acronis ako certifikovaného prevádzkovateľa cloudových služieb v krajinách Európskej únie.
Je možne službu využívať aj opačným smerom: poslať zákazníkovi faktúru za služby, priebežne výsledky
Áno, služba umožňuje vkladať do vzájomne zdieľaného priečinka akékoľvek dokumenty aj smerom k zákazníkom. Účtovné firmy ho v praxi využívajú na posielanie mesačných reportov, výstupov, a ostatných dokumentov smerom k zákazníkom. Ďalším prínosom je nie len bezpečné doručenie ale aj prehľad o tom kedy a kto doručil daný dokument do priečinka. Takto obidve strany predchádzajú nedorozumeniu a diskusii o tom či bol alebo nebol dokument poslaný. Všetko sa zaznamenáva v protokole.
Zo strany zákazníka je nutné každý doklad scanovať alebo je možné ho napríklad odfotiť cez mobil a následne odoslať do aplikácie ?
Pri použití mobilnej aplikácia Acronis Files Cloud je možno vykonať viacero spôsobov vloženia dokumentu do priečinka. Odfotením priamo z aplikácie, alebo skenovaním z inej podporovanej aplikácie cez telefón a následne ho vybrať z adresára obrázkov a vložiť. Čiže obe možnosti sú možné.
Dá sa jedným klikom načítať aj viac dokladov? (môže napr. 10 bločkov nahrať naraz)
Áno je to možné. Dokonca pre efektivitu procesov je možné si do adresára nafotiť/naskenovať aj väčšie množstvo dokladov a jedným výberom všetkých dokladov cez aplikáciu to vložiť do zdieľaného priečinka.
Dajú sa takto do priečinka nahrať aj doklady z mailu (príklad - klientovi príde bankový výpis do mailu - vie ho priamo nahrať alebo ho musí stiahnuť do PC a potom nahrať)
To je presne to, čo robí túto službu jednoduchou na používanie. Akékoľvek doklady z mailu je možné uložiť priamo do synchronizačného priečinka na jeden klik. Dokonca je to možné vykonať ako z mailu na PC tak aj z telefónu.
Službu pre vás realizuje
COMTEC s.r.o.
VÁŠ PARTNER VO SVETE IT A BEZPEČNOSTI
napíšte nám na: predaj@comtec.sk